Datenschutz-Software

Datenschutzinformation für die Produkte des Geschäftsbereichs Legal Software (AnNoText, winra, TriNotar, DictNow)

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

1.1. Name und Anschrift des Verantwortlichen
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

Wolters Kluwer Deutschland GmbH
Wolters-Kluwer-Str. 1
50354 Hürth
Telefon +49 (0) 2233 3760 - 7000
E-Mail: [email protected]

1.2 Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten
Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:

TÜV Informationstechnik GmbH
Unternehmensgruppe TÜV NORD
IT Security, Business Security & Privacy
Am TÜV 1
45307 Essen

Telefon 0201 - 8999-899
E-Mail: [email protected]

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

2.1 Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir erheben und verwenden personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten unserer Nutzer erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

2.2. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (z.B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten) erforderlich ist, der unser Unternehmen unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage. Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage. Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

2.3. Datenlöschung und Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus dann erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen unser Unternehmen unterliegt, vorgesehen wurde (z.B. gesetzliche Aufbewahrungsfristen). Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

3. Einsatz von Analysetools zur Nutzungsanalyse

3.1. Produkte, bei denen Analysetools zur Nutzungsanalyse eingesetzt werden
Analysetools zur Nutzungsanalyse werden bei den folgenden Produkten eingesetzt:

• AnNoText
• DictNow
• TriNotar

3.2. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Für die Analyse der Nutzung setzen wir das Tool Revulytics der Revulytics Inc. ein und erheben dabei die folgenden Daten:

Systemdaten:

• Arbeitsspeichergröße
• Betriebssystem (Windows 7, 8, 10 etc.)
• Office Version
• Betriebssystem-Architektur (32- oder 64-Bit Betriebssystem)
• CPU-Architektur (32- oder 64-Bit Prozessor)
• CPU-Anzahl
• CPU-Kern-Anzahl
• CPU-Name
• ClientID
• Lizenznummer
• GPU-Name (Name der Grafikkarte)
• Information, ob das System über eine Batterie verfügt (trifft i.d.R. nur auf Laptops zu)
• Installierte .NET-Framework-Versionen
• MAC-Adresse der Netzwerkkarte
• Monitor-Anzahl
• Monitor-Auflösung
• Produkt samt eingesetzter Version
• Spracheinstellungen (deutsch, englisch, niederländisch, etc.)
• Systemart (Desktop-PC, Laptop)
• Zeitzone

Nutzungsdaten:

• Öffnen der Anwendung
• Schließen der Anwendung
• Wie oft wurde eine Funktion genutzt oder eine bestimmte Option der Funktion ausgewählt. Als Beispiel kann hierzu der Ausdruck einer Rechnung genannt werden. Es wird z.B. gezählt, wie oft die Funktion zum Ausdrucken vom Anwender aufgerufen wurde und welcher Typ von Anlage für den Ausdruck verwendet wurde (Hochformat, Querformat, mit Linien oder ohne Linien). Es wird jedoch nicht erhoben, welche Daten in den Rechnungen enthalten sind, also z.B. Rechnungsbetrag, Rechnungsempfänger oder abgerechnete Zeiteinträge

Weitere Daten als die oben aufgeführten Daten werden nicht an uns übermittelt. Insbesondere werden keinerlei personenbezogene Daten der einzelnen Anwender (z.B. Name, Ort, Registrierungs-Schlüssel, Client-IP-Adresse) übermittelt. Eine – auch nachträgliche – Zuordnung der an uns übermittelten Daten zu einzelnen Nutzern ist nicht möglich. Die Übermittlung der vorgenannten Daten erfolgt automatisch. Die Übermittlung findet in der Regel einmal pro Sitzung beim Beenden der Anwendung statt. Die Datenübermittlung erfolgt stets verschlüsselt per https. Die Daten werden bis zu ihrer Übertragung unverschlüsselt auf der Festplatte des jeweiligen PCs eines Anwenders gespeichert. Jeder Anwender hat hierdurch die Möglichkeit, genau zu analysieren und festzustellen, dass keine personenbezogenen Daten übertragen werden. 

3.3. Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO.

3.4. Zweck der Datenverarbeitung
Der Einsatz von Analysetools dient der Verbesserung unserer Produkte unter anderem im Hinblick auf Nutzerfreundlichkeit, Effektivität und Sicherheit. Hierzu benötigen wir Informationen über die in Ihrer Kanzlei vorhandene Hard- und Software und das Nutzungsverhalten der Anwender.
In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO.

3.5. Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der hier übermittelten Daten ist dies der Fall, wenn der Datensatz statistisch ausgewertet worden ist.

3.6 Widerspruchsmöglichkeit

Sofern sie mit dieser Datenerhebung nicht einverstanden sind, können die Kunden in der Administration des jeweiligen Produktes die Übermittlung für alle Arbeitsplätze zentral abschalten.

4. Einsatz von Analysetools zur Fehlerbehebung „Crash Reporting“

4.1 Produkte, bei denen Analysetools zur Fehlerbehebung eingesetzt werden
Analysetools zur Fehlerbehebung werden bei den folgenden Produkten eingesetzt:

• AnNoText
• DictNow
• TriNotar

4.2. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Für die Absturzberichtsübermittlung („Crash Reporting“) setzen wir setzen das Produkt BugSplat der BugSplat, LLC ein. Die Übermittlung von Daten erfolgt nur dann, wenn der Anwender im jeweiligen Einzelfall der Übermittlung zustimmt. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO.

Welche Daten sammelt BugSplat von Anwendern?
Die Daten umfassen unter anderem: Computerstatusinformationen, Informationen, die sich darauf beziehen, wie eine Anwendung funktioniert, den Typ der verwendeten Computerhardware, das verwendete Betriebssystem, die externe IP-Adresse sowie die Lizenznummer.
Zusätzlich kann uns der Anwender freiwillig personenbezogene Daten und ein Feedback zur Verfügung stellen. Hierzu bietet die Übermittlungsplattform entsprechende Eingabefelder (Name, E-Mail-Adresse, Fehlerbeschreibung) an.

Wie nutzt BugSplat die gesammelten Informationen?
Für die Daten, die BugSplat über die Aktivitäten der Anwender und die die Anwender ggf. hierüber zur Verfügung stellen, ist ausschließlich die Wolters Kluwer Deutschland GmbH verantwortlich, nicht die BugSplat, LLC. Die gesammelten Daten und Informationen werden verwendet, um unseren Entwicklern einen Einblick in die Funktionalität und den Umgang mit ihren Anwendungen zu geben, einschließlich auftretender Probleme.
Die BugSplat, LLC selbst sammelt nichtpersonenbezogene Daten und Informationen, die aggregiert und anonymisiert werden. Solche aggregierten und anonymisierten Informationen werden von BugSplat, LLC verwendet, um (i) die Dienste zu verbessern, (ii) eine Analyse von Trends oder Verhaltensweisen und (iii) andere ähnliche Verwendungen zu erstellen, jedoch immer in einer aggregierten und anonymen Weise.

Gibt es eine Möglichkeit, dass Anwender die Erfassung von Daten und Informationen verhindern können?
Ja, der Anwender kann vor der Versendung des Absturzberichts seine Einwilligung in die Übermittlung der Daten verweigern.

5 Fernwartung/Remote Support

5.1 Produkte, bei denen eine Fernwartung durchgeführt werden kann
Die Fernwartungsfunktion ist in folgenden Produkten möglich:

• AnNoText
• DictNow
• TriNotar
• winra

5.2 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Für die Fernwartung / Remote Support setzen wir das Werkzeug TeamViewer der TeamViewer GmbH ein. Eine Remote-Sitzung dient dazu, Ihnen Software-Support zur Verfügung stellen zu können und erfordert immer die aktive vorherige Einwilligung durch den einzelnen Anwender. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO.
Die Fernwartung selbst wird durch Support-Mitarbeiter der Wolters Kluwer Deutschland GmbH oder durch Mitarbeiter von Partnerunternehmen durchgeführt. Während der Remote-Sitzung kann es notwendig sein, dass dieser Support-Mitarbeiter Software- und Hardwareinformationen des Anwenders zu Analysezwecken und anschließender Problemlösung abrufen muss. Diese Informationen können Log-, Konfigurations- und Sicherungsdateien, Dateien, Dokumente und Betriebssysteminformationen umfassen. Während der Remote-Sitzung können auch einige automatisierte Software-Tools ausgeführt werden. Diese sammeln zwar mehr Informationen als zur Behebung der Störung selbst benötigt werden, ermöglichen allerdings die Automatisierung und Beschleunigung des Software-Supports. Der Support-Mitarbeiter erhält Zugriff auf Ihren Monitor, einschließlich der Desktop-Symbole, Hintergrundbilder und auf andere Daten wie z.B. offene Konversationen im E-Mail-Client, Dokumente, die in der zu untersuchenden Software oder im Dateisystem Ihres Computers verfügbar sind. Andere Software-Programme als die von der Wolters Kluwer Deutschland GmbH lizensierten Programme, die ebenfalls auf Ihrem Computer installiert sind, können ebenfalls einer Analyse unterzogen werden, um beurteilen zu können, ob ihr Zusammenspiel bzw. die Wechselwirkung die Ursache der Störung sein könnte. Die Wolters Kluwer Deutschland GmbH wird diese Daten ausschließlich zum Zweck der Lösung der gemeldeten Störung nutzen. Eine Weiterleitung an Dritte erfolgt nicht bzw. nur aufgrund einer Einwilligung des Kunden und ebenfalls nur zu dem Zweck, Hilfe zu leisten und die gemeldete Störung zu lösen. Die abgerufenen Daten werden nur für die Zeit gespeichert, die benötigt wird, um Hilfestellung zu leisten und die Störung zu lösen. Es wird empfohlen, alle Dateien zu schließen, die nicht geteilt werden sollen oder nicht für andere Personen bestimmt sind, bevor der Anwender die Remoteunterstützung annimmt.

6. Informationen zur Verarbeitung von Daten innerhalb von Modulen

6.1. Smarte Anwaltsakte
Die Smarte Anwaltsakte ist ein Modul, das innerhalb des Produkts AnNoText genutzt werden kann. Dieses Modul bietet die Möglichkeit, Akten mit einem mobilen Endgerät (Tablet, Smartphone, Windows Desktop) zu synchronisieren. Hierzu stellt die Wolters Kluwer Deutschland GmbH im Rahmen eines cloudbasierten Dienstes Rechnerkapazität über ein Rechenzentrum zur Verfügung, über die die Synchronisation technisch bereitgestellt wird. Die Speicherung der Daten auf den eingesetzten Computern/Tablets erfolgt durch den Kunden.

Die Synchronisierungsfunktion muss vom Anwender jeweils einmalig aktiviert werden. Bei dieser Aktivierung werden keine personenbezogenen Daten übermittelt. Die Aktendaten selbst sind 256-Bit-Ende-zu-Ende im erweiterten Schutzstandard AES verschlüsselt. Der Schlüssel, mit einer Mindestlänge von 11 Zeichen und einer dem aktuellen Stand der Technik entsprechenden Schlüssel-Policy, ist nur dem Anwender bekannt. Dieser Schlüssel muss durch den Anwender selbst in jedem der von ihm genutzten Endgeräte hinterlegt werden. Der Schlüssel wird dabei nur lokal auf dem jeweiligen Endgerät gespeichert.
Sollte der Schlüssel dem Anwender verloren gehen, ist die Wolters Kluwer Deutschland GmbH nicht in der Lage, dem Anwender eine Hilfestellung für die Wiederherstellung zu geben. Die betroffenen Akten können in diesem Fall lediglich vom Anwender aus der Synchronisation entfernt und dann auch von den Endgeräten gelöscht werden.

6.2 OnlineAkte
Die OnlineAkte ist ein Modul, das innerhalb des Produkts AnNoText genutzt werden kann. Die OnlineAkte ist eine gesicherte Kommunikationsplattform, mittels welcher der Anwender verschlüsselt Informationen und Daten über das Internet mit seinen Mandanten oder anderen Dritten austauschen bzw. Mandatsakquise auf seiner Webseite betreiben kann. Die OnlineAkte dient hierbei als Visualisierungsplattform, in der die von dem Anwender freigegebenen Daten (z.B. Akten) in aufbereiteter Form zur Verfügung gestellt werden. Die Übertragung zwischen dem Modul OnlineAkte und dem vom Anwender eingesetzten Browser erfolgt verschlüsselt per https. Die Anbindung der OnlineAkte und dem Server des Anwenders erfolgt über ein Virtual Private Network (VPN). Zugänge und Inhalte der OnlineAkte werden auf dem System des Anwenders bereitgestellt und verwaltet und werden nur zum Zwecke der Anzeige an die OnlineAkte übertragen. In der OnlineAkte erfasste Daten werden direkt in der Datenbank des Anwenders gespeichert. Eine Speicherung erfasster Daten in der OnlineAkte selbst findet nicht statt. Benutzerkennwörter werden nach dem SHA-2 Hash-Algorithmus auf dem System des Anwenders verschlüsselt und können nicht wiederhergestellt werden.

Daten, die der Anwender teilen kann:

• AnNoText
• Akteninformationen
• Beteiligte der Akten
• Termine mit Beteiligung des Adressaten
• Dokumente der Akte
• Mandantenkonto der Akte
• Forderungskonto der Akte
• Aktivitäten der Akte
• Zusatzangaben der Akte

Daten, die der Anwender erfassen kann:    

• Mandatsbeauftragung
• Akten in Forderungssachen

6.3 DictNow Diktier-App
Das innerhalb dieser Software zur Verfügung gestellte Modul „DictNow Diktier-App“ bietet die Möglichkeit, Diktate und Diktatinformationen mit einem mobilen Endgerät (iOS oder Android Smartphone) zu synchronisieren. Hierzu stellt die Wolters Kluwer Deutschland GmbH einen Webservice zur Verfügung, mit dem eine Kopplung zwischen der DictNow Diktier-App und der lokal bei dem Anwender installierten DictNow Software ermöglicht wird. Die Übertragung zwischen dem lokal installierten DictNow Diktiersystem und der DictNow Diktier-App erfolgt verschlüsselt per https bis zu dem von der Wolters Kluwer Deutschland GmbH beauftragten Rechenzentrum. Die Verbindung zwischen diesem Rechenzentrum und dem Server des Anwenders erfolgt über ein Virtual Private Network (VPN).Der DictNow Service muss vom Kunden ausdrücklich aktiviert werden. Hierbei werden keine personenbezogenen Daten übermittelt.

Die Anbindung der mobilen Endgeräte an das lokal beim Kunden installierte DictNow Diktiersystem erfolgt über einen vom Wolters Kluwer Service generierten, anonymisierten Aktivierungscode mit dessen Hilfe der Wolters Kluwer Service die Vernetzung zwischen dem lokalen Kundensystem und dem mobilen Endgerät einmalig vermittelt.
Über die DictNow Diktier-App kann der Anwender Diktate aufzeichnen und diese in einem AES 256 gesicherten Container an sein lokal installiertes Diktiersystem übertragen. Der hierzu verwendete Schlüssel wird über einen Public/Private RSA Schlüssel (im lokal beim Kunden installierten DictNow Diktiersystem generiert) verschlüsselt und kann nur auf dem mit dem Gerät gekoppelten, lokal installierten DictNow Diktiersystem geöffnet werden.

Folgende Informationen können vom Kundensystem auf die DictNow APP übertragen werden:

• Diktatliste des Benutzers
  Diese enthält nur die Diktatmetainformationen (Status, Autor, Kennung, Diktatlänge, Empfänger, Erstelldatum, Wörterbuch etc.). Eine Übertragung des Diktates (Wortlaut) selber ist nicht möglich.

• Vorlagen des Benutzers
  Die Vorlagen werden in der bei dem Anwender lokal installierten DictNow Software vom Anwender konfiguriert und ermöglichen die einfache und automatisierte Zuordnung der Diktate, die mittels der Diktier-App erstellt wurden, in die lokal installierte DictNow Software.

 

7. Rechte der betroffenen Person
Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber uns als dem Verantwortlichen zu:

7.1. Auskunftsrecht
Sie können von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von uns verarbeitet werden.
Liegt eine solche Verarbeitung vor, können Sie von dem Verantwortlichen über folgende Informationen Auskunft verlangen:   

• die Zwecke, zu denen die personenbezogenen Daten verarbeitet werden;
• die Kategorien von personenbezogenen Daten, welche verarbeitet werden;
• die Empfänger bzw. die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden oder noch offengelegt werden;
• die geplante Dauer der Speicherung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten oder, falls konkrete Angaben hierzu nicht möglich sind, Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer;
• das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, eines Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung;
• das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;
• alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden;
• das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person.

Ihnen steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden. In diesem Zusammenhang können Sie verlangen, über die geeigneten Garantien gem. Art. 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.

7.2. Recht auf Berichtigung

Sie können von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von uns verarbeitet werden.

Liegt eine solche Verarbeitung vor, können Sie von dem Verantwortlichen über folgende Informationen Auskunft verlangen:

• die Zwecke, zu denen die personenbezogenen Daten verarbeitet werden;
• die Empfänger bzw. die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden oder noch offengelegt werden;
• die geplante Dauer der Speicherung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten oder, falls konkrete Angaben hierzu nicht möglich sind, Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer;
• das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, eines Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung;
• das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;
• alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden;
• das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person.

Ihnen steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden. In diesem Zusammenhang können Sie verlangen, über die geeigneten Garantien gem. Art. 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.

7.3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Unter den folgenden Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen:

• wenn Sie die Richtigkeit der Sie betreffenden personenbezogenen für eine Dauer bestreiten, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;
• die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen;
• der Verantwortliche die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder
• wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber Ihren Gründen überwiegen.

Wurde die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten eingeschränkt, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden. Wurde die Einschränkung der Verarbeitung nach den o.g. Voraussetzungen eingeschränkt, werden Sie von dem Verantwortlichen unterrichtet bevor die Einschränkung aufgehoben wrd.

7.4. Recht auf Löschung

7.4.1. Löschungspflicht

Sie können von dem Verantwortlichen verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, und der Verantwortliche ist verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

• Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.
• Sie widerrufen Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
• Sie legen gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder Sie legen gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.
• Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
• Die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.
• Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DSGVO erhoben.

Wurde die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten eingeschränkt, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

Wurde die Einschränkung der Verarbeitung nach den o.g. Voraussetzungen eingeschränkt, werden Sie von dem Verantwortlichen unterrichtet bevor die Einschränkung aufgehoben wird.

7.4.2. Information an Dritte
Hat der Verantwortliche die Sie betreffenden personenbezogenen Daten öffentlich gemacht und ist er gem. Art. 17 Abs. 1 DSGVO zu deren Löschung verpflichtet, so trifft er unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, um für die Datenverarbeitung Verantwortliche, die die personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber zu informieren, dass Sie als betroffene Person von ihnen die Löschung aller Links zu diesen personenbezogenen Daten oder von Kopien oder Replikationen dieser personenbezogenen Daten verlangt haben.

7.4.3. Ausnahmen
Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist

• zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information;
• zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde;
• aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h und lit. i sowie Art. 9 Abs. 3 DSGVO;
• für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gem. Art. 89 Abs. 1 DSGVO, soweit das unter Abschnitt a) genannte Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, oder
• zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

7.5. Recht auf Unterrichtung
Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht, ist dieser verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden.
Ihnen steht gegenüber dem Verantwortlichen das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.

7.6. Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie dem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Außerdem haben Sie das Recht diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln, sofern

• die Verarbeitung auf einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO oder auf einem Vertrag gem. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO beruht und
• die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

In Ausübung dieses Rechts haben Sie ferner das Recht, zu erwirken, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Freiheiten und Rechte anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden.

Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.

7.7. Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e oder lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.
Der Verantwortliche verarbeitet die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.
Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.
Sie haben die Möglichkeit, im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft Ihr Widerspruchsrecht mittels automatisierter Verfahren auszuüben, bei denen technische Spezifikationen verwendet werden.

7.8. Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung
Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

7.9. Automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling
Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Dies gilt nicht, wenn die Entscheidung

• für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags zwischen Ihnen und dem Verantwortlichen erforderlich ist,
• aufgrund von Rechtsvorschriften der Union oder der Mitgliedstaaten, denen der Verantwortliche unterliegt, zulässig ist und diese Rechtsvorschriften angemessene Maßnahmen zur Wahrung Ihrer Rechte und Freiheiten sowie Ihrer berechtigten Interessen enthalten oder
• mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erfolgt.

Allerdings dürfen diese Entscheidungen nicht auf besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO beruhen, sofern nicht Art. 9 Abs. 2 lit. a oder lit. g gilt und angemessene Maßnahmen zum Schutz der Rechte und Freiheiten sowie Ihrer berechtigten Interessen getroffen wurden.

7.10. Beschwerderecht
Ungeachtet Ihrer vorstehenden Rechte haben Sie zudem das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist: Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf; E-Mail: [email protected]; Internet: https://www.ldi.nrw.de/index.php.

Stand: Mai 2019